La digitalizzazione sostenibile di Federsanità Anci 

Nella mia esperienza di direzione ho deciso di intraprendere un percorso di digitalizzazione dei reparti, rendendomi disponibile alla sperimentazione di un innovativo software realizzato da Federsanità ANCI per la prescrizione e la somministrazione dei farmaci su base giornaliera. Dalla riduzione degli errori al risparmio di tempo: ecco i risultati.

24 GEN - Ho deciso di scrivere questo articolo per raccontare come l’Ospedale da me diretto sia riuscito a migliorare esponenzialmente i processi interni dei reparti grazie alla digitalizzazione della scheda unica di terapia.
 
Nella mia esperienza di direzione ho infatti riscontrato che il rapporto tra medico, infermiere e paziente è spesso di difficile gestione. La velocità a cui gli infermieri sono spesso costretti nel disbrigo delle attività di reparto non sempre consente un corretto coordinamento. Il tutto è inoltre aggravato dal fatto che, spesso, il diario di terapia è compilato settimanalmente su carta, non consentendo una corretta somministrazione della stessa e/o di variazioni.
 
Trattandosi di problematiche cruciali che determinavano diversi danni all’Ospedale, sia sotto il profilo medico che rispetto a quello economico, ho deciso di intraprendere un percorso di digitalizzazione dei reparti, rendendomi disponibile alla sperimentazione di un innovativo software realizzato da Federsanità ANCI per la prescrizione e la somministrazione dei farmaci su base giornaliera.
 
Il programma software consente al medico, senza bisogno di alcuna installazione di hardware fisico, di prescrivere direttamente da tablet la terapia giornaliera e di variarla in base alle necessità. L’infermiere visualizza l’informazione in tempo reale e può confermare la somministrazione ed indicare eventuali criticità riscontrate sul paziente che possono quindi essere gestite rapidamente ed efficacemente. C’è inoltre un sistema di monitoraggio degli ordini dei fabbisogni di reparto che consente di risparmiare tempo e carta nelle richieste e nella gestione degli armadietti.
 
Nonostante le perplessità iniziali - avevo infatti visionato soluzioni apparentemente analoghe che tuttavia non funzionavano - il software si è dimostrato realmente utile grazie al lavoro costante del team che è riuscito a conformarlo ai processi già esistenti, semplificando la vita del personale di reparto e rendendo finalmente sicure e certe le terapie.
Fattore determinante nella riuscita della sperimentazione è stato sicuramente l’intesa raggiunta tra gli sviluppatori e tutto il personale del San Giovanni Battista che ha consentito il miglioramento continuo dei processi digitali e un’adozione totale del programma.
 
I medici dei reparti coinvolti non solo hanno adottato completamente la STU digitale, ma hanno contribuito personalmente alla sua ottimizzazione con costruttivi contributi personali. La STU digitale ha consentito:
- l’eliminazione dell’errore di  comunicazione tra medici e infermieri e la registrazione degli effettivi orari di somministrazione
- controllo tra prescrizione ed effettiva disponibilità del farmaco
- eliminazione del rischio di somministrazione di farmaco errato in sostituzione con farmaco disponibile
- eliminazione del rischio di mancata o doppia somministrazione
- eliminazione del rischio di errore sulle quantità di somministrazione
 - incident reporting in tempo reale e feedback immediato da parte del medico
- tracciamento di tutte le interazioni farmacologiche giornaliere con il paziente
 
Inoltre, siamo riusciti ad ottimizzare la gestione dei farmaci grazie al monitoraggio delle effettive necessità dei reparti. Il software consente infatti di conoscere gli esatti consumi per ogni paziente e di provvedere ad ordini realmente attinenti al fabbisogno.
Ciò ha consentito, senza alterare mansioni e processi esistenti, di ottimizzare i consumi ed evitare sprechi di farmaci.
 
Ad oggi, dopo 6 mesi di utilizzo, queste sono le principali metriche che abbiamo verificato:
 
Adozione del software: 95%
 
Risparmio settimanale di tempo per reparto:
           
- 5 ore per i medici. La STU digitale è infatti molto più veloce da compilare rispetto a quella cartacea.
- 4 ore per gli infermieri. La trasmissione delle istruzioni di terapia non è più fisica ma è tutto presente in tempo reale sui tablet grazie alla piattaforma “Scheda di terapia unica digitale”  
- 6 ore per il caporeparto/responsabile degli ordini. Non è più necessario sfogliare le STU della settimana precedente e controllare manualmente le quantità necessarie rispetto alle giacenze in quanto il software fornisce un’analisi esatta dei consumi. Anche il controllo delle scadenze non è più manuale, ma svolto direttamente dal Software.
 
- Eventi avversi (errori di terapia) riscontrati: 0
 
In conclusione,posso affermare di aver ottenuto, grazie a quella che ritengo “una digitalizzazione sostenibile”, l‘abbattimento effettivo del rischio clinico legato alla prescrizione e somministrazione del farmaco ed il tracciamento del farmaco dall’ordine alla consumazione.
 
L’Ospedale San Giovanni Battista è stato inoltre nominato come ente di sperimentazione della soluzione da parte di Federsanità ANCI.
 
Siamo quindi disponibili - previo accordo con Federsanità ANCI - a dimostrazioni presso i reparti della validità della soluzione.
 
Annapaola Santaroni
Dg Ospedale San Giovanni Battista ACISMOM di Roma

24 gennaio 2017
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