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Aifa: entro la fine dell’anno operativi i nuovi sistemi informativi


Lo afferma Fabio Macchiagodena, Direttore Tecnico del progetto Information Technology, che illustra nel dettaglio gli aspetti più significativi del nuovo sistema di knowledge Management. “Siamo i primi in Europa ad avere introdotto un sistema di KM come questo. Il nostro percorso è pioneristico in questo senso, tanto che ha suscito l’interesse anche dell’EMA”

01 GIU - Entro la fine dell’anno i nuovi sistemi informativi dell’Agenzia del farmaco prenderanno il via. Più trasparenza, più funzionalità e anche più indipendenza dell’Aifa nella gestione dei propri database. Ma a spiegarci il progetto e lo stato dell’arte è Fabio Macchiagodena, Direttore Tecnico del progetto Information Technology, illustra nel dettaglio, in questa intervista pubblicata sul sito Aifa, gli aspetti più significativi dei nuovi sistemi informativi dell’Agenzia Italiana del Farmaco.
 
In questi giorni l’AIFA ha reso disponibili 3 nuovi portali (rinnovi, stampati e variazioni) in linea con l’attuazione del nuovo sistema di knowledge Management, fortemente voluto dall’Agenzia e su cui sta lavorando già da inizio anno. Come è nato questo progetto e quali sono state le tappe più significative?
 
Come premessa, è necessario sottolineare che la situazione attuale dei Sistemi Informativi AIFA, deriva dallo spegnimento da parte del fornitore uscente, il Cineca, di tutti i sistemi realizzati per l’Agenzia nel corso degli ultimi anni dovuto sua sostituzione con un raggruppamento temporaneo di imprese a seguito di aggiudicazione di gara pubblica. A fronte di tale spegnimento, il Cineca, non ha peraltro consegnato all’AIFA i codici sorgenti delle applicazioni, nonostante le reiterate richieste dell’Agenzia. La situazione che si è venuta a creare, ha messo nella condizione l’Agenzia di dover necessariamente ri-sviluppare daccapo tutti i sistemi informativi di cui disponeva precedentemente per evitare il completo black-out delle proprie attività regolatorie. Tornando alla domanda, questa situazione di contingenza e di alta criticità, non ci ha comunque impedito di realizzare questi 3 importanti sistemi, pubblicati il 20 maggio scorso, che parzialmente vanno in sostituzione dei precedenti e che rappresentano un momento che potremmo definire epocale nella storia dell’Agenzia. Questo innanzitutto perché l’AIFA per la prima volta riuscirà a dotarsi di una nuova banca dati degli stampati (BDS). Questa nuovo database verrà gestito attraverso uno dei nuovi strumenti che è stato realizzato nel corso degli ultimi mesi, vale a dire un sistema di workflow management per la gestione degli stampati, che consentirà di implementare l’intero processo completamente dall’interno, fino alla pubblicazione sul portale istituzionale (ndr www.agengiafarmaco.gov.it). Possiamo annunciare già da adesso che entro il mese di settembre l’AIFA renderà disponibili online tutti gli stampati (ndr fogli illustrativi, RCP, etc  dei medicinali). Questo consentirà di restituire a tutti gli operatori sanitari, ma anche ai singoli cittadini la possibilità di fruire di informazioni  sicure e aggiornate su tutto quello che concerne i farmaci. Stiamo parlando di un patrimonio informativo estremamente importante e a cui tutti potranno accedere in tempo reale.

Oltre al sito web, stiamo già pensando alle nuove tecnologie mobile, per cui in un secondo momento verranno create anche applicazioni per smartphone, sia  in formato Android che Apple.
 
 
Come avviene operativamente il caricamento di questi dati? In che modo l’Aifa sta lavorando per metterli in rete?
Abbiamo deciso di approvvigionarci degli stampati direttamente dalle aziende farmaceutiche. Per far questo abbiamo istituito diversi tavoli tecnici, e partecipato svariate riunioni durante le quali abbiamo capito insieme quale fosse la strada migliore  da percorrere per reperire e organizzare questi dati. Già dal 20 maggio scorso abbiamo iniziato a ricevere le prime informazioni, e via via che gli stampati saranno messi a disposizione dalle aziende questi  confluiranno all’interno del sistema di workflow della Banca Dati Stampati di AIFA. Successivamente i vari uffici che compongono l’Agenzia gestiranno il processo di implementazione dei dati, dall’autorizzazione fino alla pubblicazione online, in un processo virtuoso che potrà autoalimentarsi.
Al di là di questo step iniziale di approvvigionamento massivo degli stampati, successivamente tutte le aziende dovranno sottoporre ad AIFA tutte le richieste di autorizzazione, ad esempio quelle relative alle variazioni degli stampati o alle nuove AIC (uno dei nuovi sistemi che rilasceremo nei prossimi mesi) accedendo direttamente ai nuovi portali.
 
Per far questo l’Agenzia, già da inizio anno, ha avviato le procedure di registrazione per le aziende interessate ad accedere ai nuovi sistemi informatici. Quante sono ad oggi le aziende che si sono registrate alle piattaforme web dell’AIFA?
In realtà il nuovo sistema di registrazione degli utenti, non soltanto delle aziende farmaceutiche, è stato aperto già dai primi giorni di gennaio, seppur limitatamente ad alcune categorie di utenti potenziali. Ad oggi le aziende registrate sono quasi la totalità, anche perché con la pubblicazione di altri sistemi e di altri portali (quali ad esempio quello dedicato al pay back), la registrazione è necessaria per entrare dentro ai nostri sistemi e quindi per gestire tutto l’iter procedurale e consultare le proprie informazioni.
 
Quindi ci sono vantaggi concreti anche per le aziende? Come funzionerà lo snellimento delle procedure dal loro punto di vista?
Il nostro Direttore Generale ha fortemente voluto che i rapporti con tutti gli stakeholder dell’Agenzia fossero orientati nel segno della massima collaborazione e piena trasparenza. Recentemente abbiamo incontrato Farmindustria per condividere anche con loro quello che stiamo facendo. In particolare, abbiamo affrontato il tema della produzione di algoritmi per la valutazione dell’innovatività dei farmaci. Stiamo valutando insieme le “survey” che dovranno essere compilate dagli addetti ai lavori (commissioni interne e operatori esterni) per arrivare a creare uno strumento che, integrato con il nuovo sistema di knowledge management, consentirà, direttamente durante le sessioni delle varie commissioni (CTS e CPR della fattispecie), di riuscire a valutare in maniera sicuramente più efficace ed appropriata l’innovatività di un farmaco.
 
Quali sono i tempi previsti per questo nuovo strumento?
Una versione a scopo puramente dimostrativo è già online. Abbiamo già accreditato le commissioni interne e stiamo adesso procedendo ad accreditare anche gli utenti esterni, sia coloro che possono contribuire alla predisposizione delle survey, ma anche tutti quelli che vogliono semplicemente valutare il tipo di percorso che abbiamo intrapreso.
Possiamo tranquillamente affermare che entro la fine dell’anno anche la nuova piattaforma per la gestione degli algoritmi sull’innovatività sarà ultimata. Mi preme sottolineare che, oltre alla valutazione dell’innovatività dei farmaci, stiamo sviluppando anche delle ulteriori piattaforme per algoritmi che verranno applicati ad altri ambiti di applicazione, ovviamente sempre integrati con il sistema di knowledge management, che permeerà completamente tutte le attività dell’Agenzia e cambierà notevolmente anche le modalità di lavoro interno tra tutto il personale.

Scendiamo nel concreto. Abbiamo detto che lo switch da un sistema all’altro porterà dei cambiamenti significativi: snellimento delle procedure, maggiore trasparenza, ecc. Nel concreto come cambierà  il modo di interfacciarsi con l’amministrazione?
Intanto è stato introdotto un elemento fortemente innovativo che riguarda non solo l’utenza interna ma anche l’utenza esterna, vale a dire la possibilità di avere un’unica utenza per collegarsi ai sistemi dell’AIFA. Un sistema di identificazione univoco che consente agli utenti di avere un'unica credenziale per accedere ai sistemi informativi dell’Agenzia in funzione delle possibilità di accesso di cui si dispone.
Questo è un primo elemento molto importante che snellisce l’accesso ai sistemi dell’AIFA e che fin d’ora ha registrato degli ottimi apprezzamenti da parte di medici e farmacisti per l’utilizzo e la fruizione dei registri di monitoraggio.
Non dimentichiamoci che dall’inizio dell’anno, in completa sostituzione dei sistemi precedentemente gestiti da CINECA, quindi ripartendo da zero, abbiamo rimesso in produzione 65 indicazioni terapeutiche per un totale di 40 medicinali. E entro la fine di giugno saranno on line un totale di circa 100 indicazioni terapeutiche.
Lo sforzo è stato importante, e di lavoro ce ne è ancora da fare tanto, ma stiamo procedendo nella direzione giusta.
L’introduzione di un sistema di KM è una cosa che è di impatto immediato anche per l’utenza interna dell’Agenzia, in primo luogo per la possibilità che offre di condividere  le informazioni. KM significa proprio questo:  la gestione della conoscenza. L’intenzione è proprio quella di mettere a disposizione, ognuno per le proprie competenze, tutta la documentazione che è disponibile all’interno dell’Agenzia. Ovviamente questo patrimonio informativo va messo in correlazione, in modo da renderlo disponibile agli utenti in maniera efficiente e immediata.
In termini pratici per chi lavora all’interno dell’Agenzia avere un unico portale d’accesso significa poter visualizzare in maniera organica tutta questa documentazione: la banca dati del farmaco, gli stampati, le determine  con le quali sono state prese decisioni nelle varie commissioni, la documentazione prodotta dalla CTS e CPR, i budget, i documenti che fanno riferimento alle officine di produzione, ecc.
Tutto questo farà in modo da ridurre a zero i cosiddetti “rischi di rete”, aree condivise che vengono riempite di documenti in maniera disomogenea e che di fatto, nella maggior parte dei casi, ne rendono impossibile la fruizione in maniera efficiente dagli utenti.
Per ciò che concerne l’impatto all’esterno dell’Agenzia, il sistema di KM consentirà a tutti i cittadini, attraverso un motore di ricerca per nome di un principio attivo oltre che per nome commerciale di un farmaco, di ricevere informazioni in tempo reale su quel farmaco, tra cui la possibilità di vedere se ha riportato controindicazioni che non sono descritte nel foglio illustrativo. Stiamo parlando di servizi ai cittadini che non sono esistiti fino a adesso e che contiamo di realizzare a breve termine. Abbiamo già detto che già per la fine del 2013 tanti di questi risultati li porteremo a casa.

Stiamo parlando di un progetto ambizioso. Dei tanti obiettivi che vi siete prefissati, cosa è stato fatto fino a adesso e quali sono i prossimi step che verranno affrontati nel prossimo futuro?
Per quanto riguarda il sistema di KM è stata condotta una sperimentazione tecnica che ha consentito di popolare il sistema con  tutte le banche dati che erano già presenti in AIFA, parliamo della banca dati del farmaco, delle segnalazioni di FV, di tutte le segnalazioni di reazioni avverse, di tutti i dati relativi alla contraffazione dei farmaci. Tutto questo è già stato completato, per il momento è in fase di testing, ma a breve sarà rilasciato agli utenti.
Anche dal punto di vista della consultazione si tratta di un sistema avveniristico. La consultazione non avviene solo per keywords, ma è possibile interrogare il sistema anche in termini semantici  e ottenere risposte sulla base del concetto che si esprime. Esprimere un concetto e farsi rispondere per concetti (e non per parole chiave) è un elemento che cambierà le cose, anche dal punto di vista del processo regolatorio stesso, perché tutta la documentazione, specialmente in casi di emergenza, potrà essere reperita in maniera talmente efficace e veloce che darà sicuramente un valore aggiunto ai tempi di reazione dell’Agenzia.

I prossimi step operativi invece?
Il prossimo step operativo sarà quello di andare a classificare tutta la documentazione che in questo momento esiste in Agenzia e che abbiamo già implementato in formato elettronico. Quando parliamo di classificazione intendiamo mettere in relazione questi dati e attribuirgli un livello di visibilità. Opereremo su circa 5 livelli di visibilità. Senza entrare nello specifico si parte dal livello più basso per cui ci si ferma alla conoscenza che esiste un documento afferente a un certo argomento fino al massimo livello di interoperabilità per cui oltre ad accedere a quel documento, lo si potrà modificare e lavorarci sopra in worksharing, ovviamente ognuno dalla propria scrivania.

Nel corso dello sviluppo di questo percorso, quali sono state le criticità che avete incontrato e come sono state affrontate?
La criticità normalmente è quella di riuscire a trasmettere in maniera efficace il cambiamento. Bisogna essere bravi, non tanto da un punto di vista tecnico, ma a comunicare efficacemente quella che è la visione di fondo. In questo il DG ha sempre avuto le idee molto chiare, perché poi è stato lui il fautore di tutta nuova filosofia di lavoro. È chiaro che lo sviluppo di questo sistema non si può imporre, ma deve essere “assorbito” da ciascuno di noi e condiviso.
Queste non sono soluzioni tecnologiche che si possono semplicemente realizzare e mettere a disposizione senza prima far entrare le persone coinvolte in un nuovo ordine di idee. Al di là dello sforzo tecnico, è stato necessario uno sforzo che AIFA sta facendo, che tutti gli uffici stanno facendo, entrare in un nuova modalità operativa, che cambierà tantissimo le abitudini lavorative di tutti noi.
Siamo i primi in Europa ad avere introdotto un sistema di KM come questo, e a differenza di quello che si può immaginare comunemente , il nostro percorso è pioneristico in questo senso, tanto che ha suscito l’interesse anche dell’EMA.
Il 18 maggio scorso abbiamo presentato il nostro  sistema di KM alla componente IT dell’EMA, che si è mostrata molto incuriosita da quello che stiamo riuscendo a realizzare. L’incontro ha dato i risultati sperati, nel senso che stiamo realizzando qualcosa che in realtà in Europa non c’è ancora, e che potrà essere da guida anche per successivi sviluppi in ambito europeo. Ad esempio il progetto europeo di farmacovigilanza sposa molto il progetto di KM italiano.

Abbiamo detto che questo progetto verosimilmente partirà entro la fine dell’anno. Bisognerà poi pensare anche alla fase di mantenimento e all’aggiornamento continuo delle informazioni. Come si è organizzata AIFA in questo senso? Quali garanzie si possono dare in Merito alla disponibilità immediata di informazioni aggiornate real time?
In questo momento, oltre a realizzare daccapo i sistemi, stiamo facendo un’operazione molto importante che è quella di sganciarci completamente dal Ministero della Salute. Come è noto, alcuni sistemi informativi dell’AIFA sono stati ospitati presso il Ministero della Salute, che AIFA utilizzava attraverso una convenzione, ma la cui gestione restava in capo al Ministero. Nell’ambito di questo nuovo progetto, tutti i sistemi gestiti dal Ministero della Salute (ma di competenza dell’AIFA) verranno gestiti direttamente dall’AIFA stessa. Anche in questo caso i tempi previsti sono stati fissati a circa la metà di giugno.
AIFA diventerà soggetto indipendente, anche dal punto di vista informatico nei confronti del Ministero della Salute.
Mi piace sottolineare che stiamo facendo questa operazione nel primo semestre di esercizio, nell’ambito di un affidamento che durerà tre anni.
La situazione nella quale ci siamo venuti a trovare dalla fine dell’anno scorso, al 31 dicembre, con lo spegnimento dei precedenti sistemi, rappresenta un caso unico a livello nazionale. Però, nonostante le evidenti difficoltà, questo ci ha messo nella condizione di poter creare soluzioni nuove, attraverso un sistema integrato che consente tra le altre cose un notevole risparmio in termini economici.
 
Vuole aggiungere qualcosa o sottolineare qualche aspetto che non abbiamo affrontato?
Vorrei soltanto sottolineare che la realizzazione dei nuovi sistemi, come l’Osservatorio Studi Clinici (OSSC) che andrà in esercizio dai primi di luglio, è perfettamente in linea con le aspettative del Decreto Balduzzi. In realtà stiamo rispettando un po’ tutte le scadenze, lo stiamo facendo sicuramente con gran fatica, ma stiamo ottenendo grandi risultati.  Ripeto che quello che è successo con la fine dell’anno è stato molto difficile da affrontare ma ci ha dato la  possibilità di massimizzare gli sforzi, razionalizzare al massimo le risorse che abbiamo e  creare da subito un sistema integrato, ottenendo i risultati sperati. Il 20 maggio ha rappresentato un momento importante: essere riusciti a fare qualcosa di assolutamente nuovo, come iniziare ad approvvigionarci degli stampati rappresenta il primo passo verso uno degli obiettivi più importanti che questa Agenzia intende raggiungere, vale a dire mettere a disposizione di tutti il proprio patrimonio informativo anche attraverso l’introduzione dell’open data. La gestione delle banche dati sarà una gestione completamente interna. Anche in questo AIFA vuole un po’ cambiare il corso storico degli eventi, piuttosto che affidarsi a entità esterne, come magari ha fatto negli scorsi anni. L’agenzia si sta dotando e sta creando quegli strumenti affinché i database potranno essere gestiti totalmente dalle risorse interne, senza dover ricorrere ad affidamenti all’esterno. In questo il sistema di KM farà sicuramente la sua parte, come la farà su tutti gli altri sistemi a livello trasversale.

01 giugno 2013
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