Magazzini ospedalieri. Ancora indietro molte Regioni del Centro-Sud. Necessarie nuove figure professionali competenti

di Mauro Quattrone

La spesa sanitaria farmaceutica è la quarta macro-area di spesa per i flussi finanziari supportati dalla sanità pubblica. Circa il 13% di questa viene però vanificata con prodotti stoccati e scaduti, altri acquistati e mai utilizzati, e con una quantità eccessiva di farmaci e presidi a transito talvolta omologhi a quelli già in magazzino. Queste sono le cause che hanno spinto il Governo a cercare soluzioni per migliorare il funzionamento dei Magazzini ospedalieri.

28 MAG - Il giorno 25 Maggio è terminato il ForumPA Challenger 10x10, la manifestazione della Pubblica Amministrazione dedicata alle progettualità innovative.
 Nel giorno di chiusura sono state evidenziate le eccellenze emerse; una giuria ha premiato cento progetti inerenti dieci ambiti tematici che dovevano rispondere a precisi presupposti: innovazione,trasferibilità,rilevanza,sostenibilità economica. I progetti presentati erano circa trecento-cinquanta
 Siamo stati premiati con il progetto Abruzzo, nasce la Vasta area di farmacia che già avevo illustrato su Quotidiano Sanità, e che mi vede ancora ancora impegnato nel presente anno. Il progetto presentato era inserito nell'area tematica Industria 4.0, poiché prevede una robotica complessiva del servizio di farmacia (distribuzione farmaci,preparazione sacche parentelari,robot terapeutici e armadi di reparto, taggatura nel magazzino dei presidi medico chirurgici).
 
I fatti rilevanti di questo Forum, che particolarmente mi hanno colpito, sono state la quasi completa assenza della Sanità Pubblica nella fase partecipativa e competitiva del Forum, l'affollamento eccessivo dei progetti nelle aree tematiche smart e di scarso impatto innovativo e la totale assenza di progetti nella ns area partecipativa Industria 4.0 per cui ho percepito che nella pubblica amministrazione non esiste, al momento, un benché minimo progetto di automazione industriale che integra nuove tecnologie per migliorare le condizione di lavoro e aumentare la produttività o la qualità produttiva.  
Però nei i vari workshop e negli eventi che si sono susseguiti durante i tre giorni del Forum ho trovato spunti interessanti di supporto e di condivisione del nostro progetto organizzativo premiato in questo Forum. Nell'ambito del convegno ”Logistica sanitaria: quale risposta di sistema?” si è discusso della Legge 11 dicembre 20168 n. 232 ( meglio nota come patto di stabilità) che nel comma n 423 ha previsto, tra le misure in ambito sanitario, la definizione di linee di indirizzo della logistica sanitaria. Tali misure di principio verranno dibattute e prese come elementi di indirizzo propedeutico in una Conferenza permanente Stato,Regioni e Province autonome Trento e Bolzano.

L’innovazione del sistema logistico è da tempo considerata una delle chiave più efficaci per migliorare le nostre strutture ospedaliere, l'assistenza erogata ai pazienti, la loro sicurezza, le performance economiche delle aziende sanitarie. Eppure questa consapevolezza non ha ancora prodotto in Italia il decollo di un sistema logistico nuovo.

Il “cahier de doleances” messo in evidenza nel dibattito ed anche in un mio articolo pubblicato su Quotidiano Sanità, riguarda essenzialmente il segmento logistico relativo alla organizzazione e funzionamento dei Magazzini ospedalieri. Un organo tecnico, a supporto dell'organo politico, la Conferenza, ha predisposto n questionario conoscitivo della logistica inviato a tutte le Regioni. Come previsto le solite Regioni note o definite Benckmarking (Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Toscana, Piemonte, Umbria) hanno riposto al questionario, unica Regione del sud, che ha dato un riscontro positivo è stata la Regione Puglia.

Mancano all'appello importanti realtà sanitarie regionali del centro-sud, queste percepiscono cospicui flussi finanziari statali, attribuiti oltre che alla prevenzione e cura anche al miglioramento organizzativo e di razionalizzazione della spesa sanitaria di loro competenza. La spesa sanitaria farmaceutica rappresenta, con il suo 20% circa, la quarta macro-area di spesa per i flussi finanziari supportati dalla sanità pubblica. Se si pensa che circa il 13% di detta spesa viene vanificata con prodotti stoccati e scaduti, con prodotti acquistati e mai utilizzati, con una quantità eccessiva di farmaci e presidi a transito talvolta omologhi con quelli già presenti in magazzino, tutte queste sono, e non solo, le cause che hanno spinto il Governo a cercare soluzioni operative ed organizzative per migliorare il funzionamento dei Magazzini ospedalieri.

Non dimentichiamo che nei Magazzini non solo viene stoccato materiale di farmacia (farmaci e presidi), ma viene anche stoccato e distribuito materiale economale, tecnico, di radiologia, dei vari laboratori di analisi ed altro. Questo può far aumentare il valore di dispersione e le diseconomie negative rappresentate nel precedente paragrafo.

Premesso che la costituzione dell'Area Vasta è stata definita ed illustrata come soluzione, a cui tutti devono propendere ed organizzarsi come obiettivo finale di miglioramento, è stato individuato che questo può avvenire in forma propria autogestita o outsourcing. Tutto ciò dipenderà da uno studio che le amministrazioni dovranno predisporre in termini di fattibilità economica ed organizzativa, personale specializzato, attrezzature, locali od immobili dedicati a disposizione della struttura,tecnologie, mezzi di trasporto se la scelta è de localizzata.

Ma quale sono i gap o le criticità riscontrate dalla Commissione tecnica che ha predisposto il questionario? In prima istanza una criticità di natura personale e psicologica che interviene quando si paventa una diversa organizzazione gestionale: la paura del cambiamento e la resistenza e/o avversione al cambiamento.

Anche un diniego da parte dell'organizzazioni di categoria dei farmacisti, nel caso che la soluzione si orienti verso l'outsourcing, per l'esclusività di alcune competenze che non possono essere esercitate da soggetti non professionalmente abilitati (diversi ricorsi pendenti al TAR). Le altre cause più reali possono riguardare la criticità dell'organizzazione sanitaria: mancata modellistica dei processi, frammentazione dei servizi e delle competenze, politiche gestionali di breve termine e frequenti cambiamenti gestionali (politiche dello spoil-system), raccolta dati non unificata,una pletora di sistemi informatici, codifiche anagrafiche non univoche (PMC ed economali).

Ma quale possono essere le direttrici di cambiamento negli ambiti d'intervento macro-logistici? Accentramento scorte, anagrafica unificata, mappatura e tracciabilità dei materiali, riduzione sprechi e scaduti, contratti di somministrazione beni in conto deposito, politiche del Just in time particolarmente per i farmaci e presidi di grosso ingombro e consumo (soluzioni, materiale per incontinenza, filtri e pre-filtri per areazione ed altro).
Il nuovo sistema necessita anche di un riordino beni in automatico, che oltre ai parametri necessari, scorta min, scorta max, punto di riordino possa evidenziare il trend-ciclo dei consumi, l'indice di stagionalità, i valori fuori linea. Questo per definire le correlazioni tra ordinato/consumato e scorte.
 
In questo contesto la Commissione tecnica ha espresso la necessità che i Magazzini ospedalieri si dotino di nuove figure competenti, all'altezza del lavoro da svolgere e munite, di percorsi professionali ed accademici, in sintonia con questo cambiamento organizzativo. La figura di planner è già da tempo operativa nei magazzini dell'industria farmaceutica.

Tutto ciò che è stato sopra citato e descritto cerca di sopperire e risolvere l'attuale sistema organizzativo vigente di relazione tra Magazzini-UUOO ospedaliere le cui criticità riguardano: l'inesistenza di una correlazione tra richieste di beni e flussi di consumo di reparto, non esiste un feed-back in running sui consumi di reparto, dove esistono armadi di reparto o magazzini di reparto questi non sono collegati in rete, un grande numero di farmaci e presidi “a transito”, cioè fuori stoccato sono richiesti dalle UUOO, questo sistema rappresenta non l'anomalia ma la regola.

Nell'ottimizzazione e nelle soluzioni finali per la gestione del singolo Magazzino o dei Magazzini si dovrebbe riuscire a raggiungere obiettivi di governo per una previsione complessiva della domanda interna (Forecasts Analysis) e gestire le scorte in relazione al consumo effettivo delle UUOO con possibilità di rifornimento automatico senza invio di richieste ai Magazzini. Ultima nota indicativa sullo stato dell'arte della logistica sanitaria, alcuni manager sanitari presenti e relatori nell'evento hanno dichiarato, in tutta verità, di non aver mai visitato i Magazzini di loro competenza o di averli visitati pochi giorni prima dell'evento.
 
Mauro Quattrone
Consulente A.Ge.Nas 

28 maggio 2017
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