Pronto Soccorso. L’esperienza dell’AO San Giovanni Addolorata sul “Business process management e process mining”

Alla Business Process Management Conferences 2021, evento internazionale che si è tenuto dal 6 al 10 settembre presso l’Università Sapienza di Roma, Maria Pia Ruggieri, Direttore della UOC Medicina d’Urgenza e Pronto Soccorso dell’AO San Giovanni Addolorata di Roma, ha portato l’esperienza del proprio ospedale sul campo.

La dr.ssa Ruggieri ha delineato il perimetro del progetto di process mining intrapreso in pronto soccorso ad una platea di esperti di ingegneria gestionale e cambiamento delle organizzazioni, in una tavola rotonda, moderata dal dr. Stefano Aiello, per Partners4Innovation, insieme al dott. Riccardo Bui, per Istituto Clinico Humanitas, alla dr.ssa Paola Bardasi, per AO Universitaria di Ferrara, al dr. Giovanni Noto, per ASP di Ragusa. “Fattore rilevante” dice Maria Pia Ruggieri “è stato l’interesse della Direzione Strategica aziendale all’innovazione digitale ed organizzativa, nell’ottica di un processo di cambiamento culturale ed organizzativo attraverso l’Operation Management aziendale”.

Continua poi “Il Pronto Soccorso è una realtà organizzativa ad elevata complessità di processi, influenzati dall’esterno in entrata (input), dall’interno dell’organizzazione stessa (throughput) e dall’uscita verso l’organizzazione “ospedale” e verso l’organizzazione “territorio” (output). Il sistema informativo del PS gestisce numerosi dati, informazioni, e si interfaccia con gli altri sistemi informativi ospedalieri nonché con il 118 verso il territorio. Un team multidisciplinare di esperti di gestione dati, estrazione dati, operation management, process mining, organizzazione aziendale, percorsi clinici, ha dato vita al progetto di process mining in PS, con la finalità di modellare i processi in PS, valutarne la performance, promuovere azioni di miglioramento, creare gestione semplificata e rapida del workflow dell’organizzazione, generare cultura al cambiamento sia all’interno dell’organizzazione del PS che delle strutture organizzative ad esso connesse, attraverso la leva del coinvolgimento attivo e motivato di tutti gli operatori sanitari”.
 
“Nella nostra azienda è stato istituito il team dell’operation management, riorganizzato e rafforzato il team del bed management, migliorato il cruscotto informatico dei posti letto ospedalieri, creato il reparto di predimissione/holding area, riorganizzato aree ospedaliere di ricovero sia in area medica che chirurgica e specialistica, incentivato e organizzato il trasferimento nelle strutture sanitarie territoriali sia dal Pronto Soccorso che dai reparti di degenza”.
 
Il process mining è una grande opportunità nel settore dell’emergenza per valorizzare le grandi moli di dati dei sistemi informativi del PS, nella logica dell’”analisi dei processi” volta a “migliorare i processi”, in un setting come quello del PS che è lo “specchio” di “flussi interni di lavoro, di relazione ospedale-territorio, sia in entrata che in uscita, di relazione PS-ospedale”, promuovendo il cambiamento culturale di approccio all’Healthcare in urgenza.
Maria Pia Ruggieri conclude dicendo che “Il punto di forza del progetto sono state le persone, i professionisti, affinchè l’analisi di “numeri”, contestualizzati in “dinamiche di flussi e processi”, abbia condotto ad un iniziale “cambiamento dell’organizzazione” in “miglioramento.

Sarà necessario proseguire nel tempo, valutando con indicatori di processo, periodicamente, l’andamento, insieme alla continua formazione del personale per l’acquisizione delle competenze necessarie. La formazione sul campo è infatti uno strumento formidabile per coinvolgere i professionisti, motivarli e dare loro gli elementi della conoscenza. Il sogno sarebbe di creare un’interfaccia informatica accessibile a tutti gli operatori sanitari ospedalieri che dia la possibilità in tempo reale di vedere come le proprie decisioni e azioni cambiano e migliorano istantaneamente l’organizzazione e quindi la qualità e la sicurezza delle cure al paziente”.