Gentile Direttore,
raccordandomi a precedenti considerazioni pubblicate su QS riguardanti il Personale di Segreteria (Collaboratore di Studio) nello studio del MMG/PLS, anche per alimentare la discussione e trovare insieme soluzioni, confermo che tale figura di supporto alle attività del MMG è prevista dal corrente Accordo Collettivo Nazionale che ne individua le indennità ma non ne indica i compiti, ed assumo ineccepibile che secondo correnti interpretazioni divulgate da numerose fonti OMCeO (in primis Firenze), e ribadite da avvocati ed amministrativi con profilo di competenza per la Privacy, alla luce del GDPR-General Data Protection Regulation 679/2016 e successivo decreto attuativo, i dati sensibili, genetici e quelli relativi alla salute negli studi medici di Assistenza Primaria (Medico di Famiglia) possano essere “trattati” solo ed esclusivamente da parte di personale sanitario.
Il “personale di segreteria”, anche se formalmente incaricato, deve “limitare l’accesso solo ai dati necessari per svolgere il proprio lavoro per cui potrà sicuramente accedere ai dati personali dei pazienti come ad esempio l’indirizzo e il numero di telefono (dati comuni, identificativi), ma non ha titolo per accedere ai dati sanitari dei pazienti (dati sensibili)”, e anche in questo caso l’accesso al computer è effettuato con un nome utente e una password specificamente dedicati al personale di segreteria, in modo che il sistema limita automaticamente la visione ai soli dati comuni.
Tuttavia, osservando il contesto in cui deve essere applicata tale normativa, non può sfuggire il rilevante contributo di supporto all’attività del MMG da parte di questi nostri collaboratori che, naturalmente ragguagliati sui propri doveri riguardanti il segreto d’ufficio, in studi medici sempre più affollati, provvedono sostanzialmente alle numerose seguenti attività:
• all’acquisizione della documentazione (informatica o cartacea) anagrafica ma anche sanitaria (dati sensibili);
• all’archiviazione fisica o digitale (dietro consenso rilasciato dal Paziente) dei documenti sanitari (dati sensibili);
• all’inserimento dei dati anagrafici ma anche di quelli sanitari (dati sensibili) in cartella clinica informatica per l’elaborazione delle performances;
• all’invio alla postazione del Medico delle “proposte” di ripetizione di farmaci (dati sensibili) per quelle terapie ripetitive che richiedono, comunque, l’attenzione del Medico per la firma (rosse) o per la convalida (dematerializzate);
• alla consegna della documentazione prodotta dal MMG – ricette, certificazioni, referti, ecc. (dati sensibili);
• alla gestione dell’accoglienza e delle telefonate in arrivo;
• all’organizzazione dell’attività ambulatoriale anche con sistemi per appuntamento;
• a garantire ordine e silenzio nello studio;
• ad ottimizzare i tempi di attesa;
• a governare la riservatezza;
• ad informare i pazienti sull’organizzazione dello studio;
• ad orientare i pazienti nei percorsi burocratici ed amministrativi del Sistema Sanitario pubblico e privato locale;
• ad altre operazioni amministrative che di volta in volta si rendessero necessarie dietro indicazione del Medico che sempre visiona, controlla e autorizza assumendosi la completa responsabilità di tutti gli atti, che rimangono in capo alla sua Persona.
Tale collaborazione permette, dunque, al medico di ridurre notevolmente i tempi dedicati ad attività di tipo esclusivamente amministrativo o organizzativo (che già di per se richiedono un notevole impegno di tempo) e di potersi dedicare maggiormente alle attività di clinica e terapia e a quelle amministrative più complesse (che non mancano mai).
Ora, però, la figura dei nostri collaboratori, seppur non contemplata o non inquadrata in sede legislativa a supporto delle attività dei MMG/PLS, non rimane ignota alla programmazione sanitaria del Ministero della Salute che in un Manuale del 2010 (allegato) ne riconosce il notevole valore di supporto ed il ruolo specifico e che, individuandone anche le attività peculiari, ne detta codici di comportamento al fine di supportare il medico nell’acquisizione dei dati sanitari e favorire l’atto medico della firma di ricette o impegnative (“terapie continuative, prescrizioni di accertamenti”) scongiurando, attraverso un’opportuna formazione, il rischio di sottoporre frettolosamente al medico, tra una visita e l’altra, le prescrizioni che pure è autorizzato a compilare.
Tanto premesso, appare evidente come un così valido supporto, davvero necessario per i correnti sistemi organizzativi della Medicina di Famiglia, ben immaginato nelle funzioni ma non in regola con l’attuale normativa sulla riservatezza, necessiti di essere inquadrato come profilo professionale peculiare di tipo sanitario/amministrativo attraverso corsi di formazione specifici legittimati dal SSN e preferibilmente disposti ad hoc dagli stessi Medici mediante le Cooperative che già hanno inclinazione e, spesso, idoneità alla formazione.
Intanto, auspicando prese di posizione del Garante e non intendendo privarci di un siffatto supporto, potrebbe essere opportuno evolvere la figura dei Collaboratori di Studio in OSS (Operatori Socio Sanitari) come previsto anche dal corrente ACN 2010 (art. 9 comma 1) indirizzando (e facendosene carico) il personale attualmente alle nostre dipendenze, alla partecipazione dei relativi corsi accreditati o assumendo personale che abbia già siffatto o analogo titolo di operatore sanitario e adattandone il contratto al ruolo specifico.
Dr. Giovanni Brengola
Responsabile Comunicazioni Mega Ellas
Consorzio Cooperative MMG Provincia di Salerno
