L'Azienda sanitaria emiliana, con un organico di 4.100 dipendenti, un territorio suddiviso in 45 comuni con una popolazione di oltre 530.00 abitanti, è suddivisa in 6 distretti e dispone di 5 ospedali. Direzione Generale e Amministrativa sostengono da tempo le progettualità a supporto della trasparenza e prevenzione di episodi corruttivi. A partire dal 2014 è stato avviato un progetto che consente di gestire dati, documenti e processi relativi a Trasparenza e Anticorruzione all'interno della soluzione di gestione documentale aziendale con particolare riferimento al flusso degli atti amministrativi. Il sistema integra i database documentali e opera la pubblicazione guidata e automatica dei contenuti che hanno rilevanza nell’ambito della normativa di riferimento. La gestione, la distribuzione del dato e la pubblicazione (sull’albo pretorio, sulla intranet aziendale o sul sito di amministrazione trasparente) sono attività in delega a gruppi di lavoro specializzati (uffici e/o servizi). Tutte le attività sono registrate a più livelli e ciò consente di ricostruire, in completa trasparenza, qualunque evento collegato alla gestione di un dato o di un documento (ad esempio, un documento visualizzato al fine di applicare una ulteriore autorizzazione sullo stesso).
La soluzione software è accessibile via Web presso tutti i 6 distretti e presso tutti i servizi con delega alla gestione documentale. La diffusione del progetto è affidata in delega, e con adeguato profilo autorizzativo, a operatori che rivestono ruoli a qualunque livello: operativi, contributori, coordinatori, decisori.
Il progetto ha visto il coinvolgimento di diverse professionalità con competenze legali, archivistiche e informatiche, che hanno lavorato in team per l’analisi dei processi e delle norme. È stata prevista la nomina del responsabile alla trasparenza e alla prevenzione della corruzione e l’istituzione di un comitato di trasparenza e anticorruzione i cui addetti coordinano contenuti, monitoraggi, iniziative di comunicazione e consulenza interna ai servizi aziendali. Il progetto si è servito, inoltre, della collaborazione di un gruppo di supporto applicativo e amministrativo con competenze informatiche sulla gestione documentale, e di una struttura convenzionata con il Polo Archivistico Regionale (Paper), che fornisce servizi di conservazione digitale.
L’adozione di questo sistema ha consentito di ridurre gradualmente l’utilizzo di supporti cartacei, evitando inoltre le inefficienze dovute a duplicazioni di attività legate alla gestione dei dati. Sono stati, inoltre, maggiormente responsabilizzati gli utenti incaricati di condividere e divulgare informazioni e documenti aziendali, attività che sono state rese del tutto trasparenti, grazie alla presenza di specifici workflow autorizzativi. Ciò ha consentito di ridurre la possibilità di eludere le procedure di controllo o di commettere negligenze nella condivisione di informazioni importanti ai fini della trasparenza e della prevenzione alla corruzione.
Nel futuro, l’Ausl prevede di rendere il servizio fruibile anche da dispositivi mobili e di introdurre la firma grafometrica. È previsto inoltre un importante progetto di integrazione dell’intero sistema di gestione documentale, in logica federata, con l’azienda ospedaliera Santa Maria Nuova di Reggio Emilia.
